Coordination d'événements
Le pilotage d'événement, sans l'Excel partagé qui plante.
Planning, carte, équipements, missions et main courante. Tout votre événement, du briefing au démontage, sur un seul outil — en temps réel pour toute l'équipe.
Configuré en 10 min · Vu de tous les écrans · Sync temps réel
Accès sur invitation. Service hébergé en Europe.
Né du terrain, fait pour le terrain
« 15 ans d'expérience à base de fichiers Excel et plans papier pas à jour… EventPlanner est l'outil qu'on aurait voulu avoir. »
Née dans les coulisses des grands festivals français — Vieilles Charrues, Papillons de Nuit, Saint-Nolff — et forgée par 15 ans de déploiements IT & télécoms sur le terrain, EventPlanner est l'outil que nous avons construit parce qu'aucun autre ne correspondait à la réalité du terrain.
Pour qui
Pensé pour les équipes qui montent, exploitent et démontent un événement.
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Festivals & événements culturels
Centaines de zones, plusieurs centaines d'équipements, des dizaines d'équipes coordonnées sur plusieurs jours.
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Salons & conventions
Plan du site, signalétique, logistique des stands, missions de montage et démontage.
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Compétitions sportives
Cartographie des zones, équipements techniques, planning des sessions, suivi terrain en temps réel.
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Événements d'entreprise
Briefings, missions, main courante : gardez la trace de tout, partagez le bon niveau d'info à chaque équipe.
Scénarios par rôle
EventPlanner, c'est quoi concrètement ?
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« Le matin du J-1, Sophie ouvre EventPlanner et voit en un coup d'œil : l'avancement des installations par zone, les missions en retard, les incidents reportés. Elle ré-affecte 3 tâches en glissé-déposé. C'est tout. »
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« Karim arrive sur site avec son téléphone. Il a la liste des zones à valider, la carte du site avec son GPS, et le bouton 'mission terminée' à chaque étape. À midi, son tableau de bord montre 80% d'installation terminée. »
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« Dylan scanne un QR code sur un équipement. EventPlanner met à jour son statut en direct, pour toute l'équipe. Pas de retour au PC, pas d'Excel à éditer. Il passe au suivant. »
Comparatif
Pourquoi pas un simple Excel partagé ?
| Critère | Excel partagé | EventPlanner |
|---|---|---|
| Versioning | « C'est qui qui a la dernière version ? » | Une seule source, mise à jour live |
| Temps réel | Refresh manuel, conflits de saisie | Tout le monde voit la même chose, en direct |
| Mobile | Illisible, plantages fréquents | Conçu pour le terrain (gants, soleil, écran sale) |
| Scan QR | Impossible | Caméra du téléphone, scan en continu |
| Traçabilité | « Qui a modifié ça ? » — perdu | Main courante + historique de chaque action |
| Permissions | Tout le monde voit tout (ou rien) | Rôles fins : Responsable / Suppléant / Technicien |
Comment ça démarre
Démarrez en 3 étapes
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Créer l'événement
Nom, dates, équipe responsable. C'est posé en 2 minutes.
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Importer zones & équipements
Importez votre plan, vos zones et vos équipements (ou démarrez depuis nos modèles).
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Inviter l'équipe
Envoyez les invitations par email. Chaque personne reçoit ses missions, ses zones, ses droits.
Prêt en moins d'une heure.
Démo produit
Voyez EventPlanner en action — 90 secondes.
Tour produit — 90 s · Tableau de bord · Carte · Planning · Missions · Mobile · Hébergé sur notre domaine — aucun tracker tiers
Fonctionnalités
Tout ce qu'il faut pour exploiter un événement, sans empiler les outils.
Le cœur opérationnel
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Tableau de bord opérationnelTous les indicateurs clés de l'événement en un coup d'œil — zones, équipements, missions ouvertes et activité récente.
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Planning multi-joursConstruisez le déroulé heure par heure sur une frise unique — montage, exploitation, démontage — lisible par toute l'équipe.
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Carte interactive du sitePlacez vos zones directement sur la carte du site — chaque zone a sa couleur, son icône et ses équipements liés.
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Board Kanban des missionsDistribuez les tâches, suivez ce qui est en cours ou bloqué, et glissez les cartes d'une colonne à l'autre en temps réel.
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Inventaire zones / kits / équipementsTout votre matériel organisé hiérarchiquement — chaque équipement sait où il est, dans quel état et à qui il est affecté.
Pour le terrain
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App mobile sans installationUne URL dans le navigateur du téléphone et c'est parti — aucun store, aucune mise à jour manuelle, disponible sur tout smartphone.
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Scan QR & code-barres en continuLa caméra du téléphone scanne les équipements en rafale — chaque scan met l'inventaire à jour pour toute l'équipe instantanément.
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Fonctionne même quand le réseau lâcheLes données clés restent disponibles en mode dégradé — les actions sont synchronisées dès que la connexion revient.
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Pensée pour le terrainBoutons larges, contraste élevé, texte lisible en plein soleil — conçue pour être utilisée avec des gants ou un écran sale.
Pour l'équipe
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Tout le monde voit la même chose, en direct
Chaque action — statut mis à jour, mission assignée, équipement scanné — est visible par toute l'équipe en temps réel, sans rechargement.
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Rôles et permissions par profilDéfinissez qui peut voir, modifier ou valider quoi — chaque bénévole ou responsable accède exactement à ce dont il a besoin.
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Recherche instantanée, partoutTrouvez en un mot une zone, un équipement ou une mission parmi des centaines — les résultats s'affichent au fil de la frappe.
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Connexion Google ou Microsoft en un clicPas de mot de passe supplémentaire à retenir — connectez-vous avec votre compte Google ou Microsoft habituel.
Pour piloter
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Main couranteJournal horodaté des décisions et incidents — chaque entrée est signée et traçable, pour un retour d'expérience sans effort.
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Historique complet de toutes les actionsQui a fait quoi, quand ? L'historique complet de l'événement est accessible à tout moment, sans rien avoir à noter manuellement.
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Plusieurs événements en parallèleGérez plusieurs événements simultanément depuis le même compte — chaque événement a son espace isolé, ses équipes et ses données.
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Vos données vous appartiennentExportez tout à tout moment — planning, inventaire, missions, main courante — dans des formats ouverts, sans dépendance.
Board Kanban des missions
Vos missions, vues comme vous voulez.
Le board Kanban d'EventPlanner ressemble à ce que vous connaissez déjà. Sauf qu'il est fait pour la coordination terrain, pas pour le code.
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Glisser-déposer intuitif
Déplacez une mission d'une colonne à l'autre en un geste. Le statut se met à jour instantanément pour toute l'équipe, sans rechargement.
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Filtres par rôle & limites WIP
Affichez uniquement les missions de votre secteur ou de votre équipe. Définissez des limites WIP (travaux en cours) pour éviter les surcharges.
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Multi-vues à la demande
Passez du Kanban à la vue liste ou planning en un clic. Chaque membre de l'équipe choisit l'affichage qui lui convient, sur le même jeu de données.
Gains équipes
Ce que change EventPlanner au quotidien.
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Une seule source d'information
Fini les versions divergentes du planning ou du plan : tout le monde lit la même chose, mise à jour en temps réel.
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Moins d'allers-retours
Chacun voit ses missions, ses zones, ses équipements. Les questions « c'est qui qui s'en occupe ? » disparaissent.
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Traçabilité de bout en bout
La main courante journalise les décisions et les incidents. Le retour d'expérience est documenté sans effort.
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Onboarding éclair
Un nouveau bénévole arrive ? Il accède à ses missions et à la carte en quelques clics, sans formation lourde.
Mobile-friendly
Conçu pour être utilisé sur le terrain.
L'app fonctionne directement dans le navigateur du téléphone. Pas d'installation, pas de store : une URL et c'est parti.
- Interface dense et lisible sur smartphone
- Scan code-barres / QR sans application tierce
- Optimisée pour les connexions instables
Questions fréquentes
Tout ce que vous voulez savoir avant de vous lancer.
EventPlanner est en phase early access. Demandez-nous un accès, on discute de votre événement et on construit la proposition adaptée.
Oui, à tout moment, dans un format ouvert.
L'app continue de fonctionner en mode dégradé et synchronise dès que le réseau revient.
Import CSV pour les zones et équipements, on vous accompagne sur le premier événement.
Non. EventPlanner s'utilise depuis un navigateur, sur PC comme sur mobile.
De quelques dizaines à plusieurs milliers d'équipements, plusieurs dizaines de zones, des équipes de quelques personnes à 50+.
En Europe.
L'interface est pensée pour des bénévoles non-tech. Quelques minutes suffisent pour les rôles terrain.
Oui. C'est même une priorité de conception (interface dense mais lisible, terminologie métier).
Formulaire en haut de page (étape 1 = email, étape 2 = qualification).
Envie d'essayer EventPlanner sur votre prochain événement ?
L'accès se fait sur invitation. Écrivez-nous en deux lignes : type d'événement, taille de l'équipe, dates approximatives.